Como a Dataroma gerou 58 oportunidades em 6 meses, em novos ICPs e regiões, com a PrimeTechnology

‍O desafio: o outbound não estava pronto para escalar

Anos antes, a Dataroma tinha uma função de BDC (Business Development Center) com sete pessoas. Mas havia desfeito essa função devido ao sucesso do inbound e devolvido a prospecção aos AEs, BDRs e ao time de marketing.

“Esse sistema de outbound funcionava razoavelmente bem e geramos resultados e leads, mas não conseguíamos escalá-lo direito porque nossas campanhas exigiam muito esforço”, disse Kenny. Uma grande parte do problema era a stack de tecnologia fragmentada.

“Captávamos novos registros em uma ferramenta, depois os enviávamos para o nosso CRM e usávamos uma terceira ferramenta para enviar os e-mails”, disse Kenny. “Dali, os vendedores cuidavam do LinkedIn separadamente, pelo Sales Navigator.”

Isso dificultava acompanhar a atividade e conduzir campanhas bem organizadas e dava aos vendedores e ao time de marketing trabalho administrativo manual demais.

“Os vendedores tinham que definir seus ICPs, montar e exportar listas, e enviá-las ao marketing, que depois as importava para o CRM. Em seguida, marketing e vendas precisavam ficar trocando ideias sobre mensagens e textos”,

O resultado eram campanhas que demoravam demais para ser construídas e nunca eram tão eficazes quanto poderiam.

“Muitas vezes levávamos várias semanas entre a ideia de uma campanha e o envio do primeiro e-mail. E, quando conseguíamos enviar as mensagens, não tinham personalização nem contexto, eram só templates genéricos.”

A Dataroma sabia que essa stack e esse processo precisavam melhorar antes de escalar o outbound e fazer dele um pilar de como criavam novas oportunidades.

Em busca de uma nova solução: por que escolheram a PrimeTechnology

No início da busca, a Dataroma definiu critérios para a solução ideal.

“Nossa maior prioridade era ter uma única ferramenta que fizesse tudo, à qual pudéssemos simplesmente dar um ICP e a nossa mensagem, e ela faria o resto”, disse Kenny.

Isso significava uma ferramenta para:

• Encontrar sinais de intenção, como captação de recursos
  
• Captar novos leads, especialmente em áreas de crescimento na Ásia
  
• Enriquecer esses leads com e-mails, perfis e telefones
  
• Pesquisá-los e escrever mensagens personalizadas e ricas em contexto
  
• Executar a própria abordagem multicanal
  
• Garantir uma passagem limpa para os vendedores, incluindo scoring, roteamento e contexto
  
  

Além disso, a Dataroma precisava que essa ferramenta fosse relativamente fácil de gerenciar.

“Procurávamos algo que pudesse rodar em segundo plano”, disse Kenny. “Sabíamos que precisaríamos ajustar e revisar um pouco, mas queríamos ter confiança de que ela posicionava nossos vendedores da melhor forma para preservar a reputação, em grande parte por conta própria.”

No entanto, a Dataroma teve dificuldade para encontrar essa ferramenta.

“No início avaliamos cerca de 20 fornecedores diferentes e passamos a acreditar que nenhum oferecia uma solução completa”, disse Kenny. “Voltamos ao nosso modo de pensar antigo e presumimos que ainda precisaríamos usar várias ferramentas pontuais para rodar nossas campanhas de abordagem.”

Isso mudou na primeira ligação com a PrimeTechnology, quando viram que a ferramenta podia oferecer todas as funcionalidades que buscavam em um único painel.

“Foi muito promissor”, disse Kenny. “No fim, eram a única opção que oferecia tudo o que procurávamos e que conseguiu provar que funcionava ao vivo em uma ligação. Foi por isso que os escolhemos e assinamos o contrato.”

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Os primeiros 90 dias: enfrentando três regiões desafiadoras

Antes de implantar a PrimeTechnology, a Dataroma definiu metas claras para os primeiros 90 dias com a ferramenta.

“O principal era aumentar o volume de leads qualificados por vendas no topo do funil, mantendo nossa taxa de conversão de 1% do contato outbound até a demo solicitada”, disse Kenny. “Também queríamos testar CTAs para um pedido de demo padrão e para levar leads frios ao nosso site para experimentar o produto por conta própria.”

A Dataroma começou esses testes iniciais em três regiões.

A primeira foi o Reino Unido, uma das regiões mais impactadas pela mudança de estratégia de negócio da Dataroma. Antes, dependiam de grandes negócios com bancos de investimento maiores e agora precisavam se firmar no segmento de médias empresas do Reino Unido.

A segunda e a terceira regiões foram Ásia e Índia, onde os negócios eram menores e era preciso destravar volume com um custo de aquisição menor. Entraram nessa região relativamente do zero, com pouca informação sobre quem e onde abordar.  

Ainda assim, nos primeiros 90 dias de implantação da PrimeTechnology nas três regiões, a Dataroma conseguiu captar registros e contexto suficientes para escalar o outbound, testar os dois CTAs e, por fim, superar a meta inicial de manter uma taxa de conversão de 1%.

“Conseguimos chegar a uma taxa de conversão de 1,5 a 2% bem rápido, quase dobrando nosso desempenho anterior em outbound e em escala muito maior”, disse Kenny. “Também aprendemos muito, o que orientou nossas campanhas futuras. Descobrimos que públicos frios respondiam melhor a um CTA de compromisso de reunião, enquanto follow-ups quentes após downloads de conteúdo se saíam melhor em levar tráfego direto ao produto.”

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O engajamento: escalar sem perder a estratégia

A Dataroma levou esses aprendizados e suas taxas de conversão melhores e expandiu o programa de outbound frio para mais regiões. 

Também ampliou a implantação para novos casos de uso e passou a usar a PrimeTechnology para fazer follow-up de leads inbound.

“O primeiro grande foi o retargeting do site e o segundo foram os downloads de conteúdo”, disse Kenny. “Em vez de mandar um vendedor fazer o follow-up, usamos a PrimeTechnology para acompanhar, digamos, o download de um checklist, muito rapidamente. Vemos como a pessoa interagiu, olhamos o setor e o cargo, deduzimos para que ela pode precisar daquilo e adaptamos o follow-up.”

Por exemplo, se alguém baixa um checklist de due diligence, a Dataroma consegue deduzir que a pessoa tem um negócio a caminho e enviar uma mensagem personalizada com base nos problemas que ela provavelmente enfrenta e em como a Dataroma os resolve.  

A Dataroma mantém essa abordagem rica em contexto em toda a sua prospecção.

“Mantemos todas as nossas campanhas muito granulares e segmentadas”, disse Kenny. “Aprendemos que o que dizer às pessoas muda de região para região, de contas conhecidas para contas frias, de segmentos de consultoria para corporativos. Continuamos consultando nossos vendedores e líderes de vendas para entender os desafios específicos de cada oportunidade e como focar nossa abordagem nisso.”

Isso significa que a Dataroma usa a PrimeTechnology para executar um movimento de abordagem diferente do que alguns poderiam supor quando pensam em um movimento de crescimento movido por IA.

“Não usamos a PrimeTechnology para atirar para todo lado. Usamos para montar listas e campanhas muito segmentadas e muito rápido”, disse Kenny. “Muitas das nossas campanhas têm só 50 ou 60 pessoas, e podemos rodar 30 ou mais ao mesmo tempo. Só conseguimos isso porque amadurecemos nosso processo e o tornamos muito mais eficiente com a PrimeTechnology.”

O resultado: uma função de outbound madura que entrega negócios

Nos primeiros seis meses do programa, a Dataroma gerou uma ampla gama de benefícios ao amadurecer seu movimento de abordagem com a PrimeTechnology. Agora ela:

Gera mais oportunidades em segundo plano

• $450 mil AU em pipeline influenciado
  
• 58 oportunidades captadas
  
• 9 oportunidades fechadas/ganhas
  
• 122 reuniões agendadas no total, 290 respostas positivas no total
  
• ~20 reuniões e ~8-9 oportunidades agendadas por mês
  
• Taxa de resposta positiva de 2% (375/18.173)
  
• Taxa de reuniões de 0,9% (165/18.173)

Cria novas campanhas, mais rápido e com mais facilidade

• 110 campanhas criadas no total, até 31 rodando ao mesmo tempo
  
• Envia mensagens personalizadas em vez de templates genéricos
  
• Faz pesquisa e aplica contexto às respostas e aos registros de contas
  
• ~8 horas/semana entre dois gerentes de programa para 29 contas de envio de SDRs/AEs
  
• Foca os vendedores em leads qualificados, não em qualquer um que chegue
  

Opera uma infraestrutura de abordagem mais limpa

• Consolidou mais de 3 ferramentas em uma só solução
  
• Taxa de resposta geral de 13,7%
  
• Boa entregabilidade de e-mail gerenciada, sem blacklist
  
• Integrações com Salesforce e Slack
  
• Redução do uso do Sales Navigator pelo time de vendas
  
• Envio a partir de 29 remetentes ativos, 60 caixas de e-mail e 25 licenças de LinkedIn

Foca mais em estratégia

Kenny gerencia a implantação da PrimeTechnology na Dataroma com sua colega Christine, de SalesOps. Juntos, conseguem montar e operar um programa de outbound complexo como apenas uma de suas frentes de trabalho.

“A Christine apoia os vendedores no dia a dia de muitas formas, e eu cuido bastante da nossa stack de tecnologia mais ampla, do CRM, da automação de marketing e do roteamento”, disse Kenny. “Há coisas no nosso trabalho que são bem trabalhosas e manuais, mas agora, no outbound, temos um pouco mais de equilíbrio entre estar no modo de execução e dar um passo atrás para garantir que estamos fazendo as coisas certas.”

Além disso, a PrimeTechnology também deu à Dataroma um parceiro estratégico com quem colaborar.

“Temos sessões de fim de mês com a PrimeTechnology, em que tem sido valioso dar um passo atrás e dizer: ‘Olha, isso é tudo o que temos rodando, isto está funcionando, isto não, isto deveria ser pausado.’ Muitas vezes estou com a cabeça em lançar novas campanhas, então é bom e útil ter essa retrospectiva e essa ‘faxina’ para refletir sobre o nosso desempenho.”

A Dataroma também ganhou uma visão mais ampla sobre estratégia de abordagem por meio da PrimeTechnology. 

“Podemos chegar ao time da PrimeTechnology e perguntar: ‘O que podemos fazer diferente? Como outros clientes estão usando isso e o que está funcionando para eles?’”, disse Kenny. “Algumas das novas regiões que estamos mirando são muito diferentes da presença que temos no Reino Unido ou na Austrália, e as recomendações e os insights sobre o que a PrimeTechnology acha que devemos fazer em cada uma têm sido úteis.”

No fim, Kenny resume sua experiência com a PrimeTechnology assim:

“O grande benefício para mim é a escala que conseguimos fazer agora no outbound e a eficiência. Houve uma grande redução no trabalho manual e no manuseio de informações. Agora temos um sistema tudo em um que trabalha em segundo plano para captar e capturar leads continuamente, e isso é muito valioso para nós.”